大连交通大学外事接待管理办法

 

第一条 为促进学校的国际合作与交流，规范校内各单位的外事接待活动，特制定本办法。

第二条 本办法中的“外事接待”系指国外以及港澳台地区团体或个人来访接待。

第三条 外事接待分为学校层面的外事接待和院系层面的外事接待两个部分。

一、学校层面的外事接待：

学校层面的外事接待由国际交流与合作处统筹安排，校内各单位应予以协助安排。

二、院系层面的外事接待：

（一）“院系层面的外事接待”系指仅涉及到单个院系或机构的外事接待活动；

（二）由国（境）外团体或个人直接与校内各单位、部门联系的院系层面的外事来访活动，该单位、部门要填写《外事接待报告单》（附1），将此次外事来访活动相关情况（包括来访目的、来访者名单及相关背景资料、来访日程安排、费用承担方式）形成书面材料做为附件，按来访事项提交主管校领导签字后，提前一周报至国际交流与合作处，由国际交流与合作处提交主管外事校领导签字、校长签字。如审批通过，由该单位、部门具体负责接待，国际交流处予以协助；

（三）由国（境）外团体或个人直接与国际交流与合作处联系的院系层面的外事来访活动，由国际交流与合作处征求校内相关单位、部门意见，如相关单位、部门同意接待，则由国际交流与合作处形成书面材料提交主管外事校领导审批。如审批通过，则由该单位、部门具体负责接待，国际交流与合作处予以协助；

（四）如院系层面的外事接待活动中涉及到签订合作协议，该单位、部门须将合作协议报至国际交流与合作处审核，由校领导直接签署协议或委派国际交流与合作处代为签署。任何单位、部门不得私自与国（境）外学校或相关机构签署任何形式的合作协议；

（五）院系层面的外事接待活动中所涉及到的具体项目，由该单位、部门负责安排专人落实；

（六）院系层面的外事接待活动结束后一周内，具体负责接待工作的单位、部门应向国际交流与合作处提交接待总结存档备案；

（七）严禁任何单位、部门、教师私自通过外国驻华使（领）馆对国外来访团组或个人发出邀请；任何单位、部门、教师须通过学校正常途径参加外国驻华使（领）馆经费资助出国项目，不得私自申报。

 第四条 接待费用：

（一）学校层面的外事接待，费用从学校的外事经费中支出。具体参见《大连交通大学外宾接待经费管理办法》。

（二）院系层面的外事接待，费用原则上由各接待单位自行负担。

 第五条 注意事项

（一）来访人员在当地申请签证时如需《被授权单位签证通知表》（官方邀请函），校内邀请单位须在来访人员来华前两个月向国际合作与交流处提交《短期专家临时来访申请表》等相关材料，由国际合作与交流处统一上报大连市外事办公室办理相关手续；

（二）外国政要、外国使（领）馆官员以及国外传媒人员来访，须由国际合作与交流处提前上报大连市外事办公室；

（三）校内各单位邀请台湾人士来校访问或参加学术活动，须提前一个月向国际合作与交流处提供来访人员资料，由国际合作与交流处上报大连市台湾事务办公室，获批准后才能邀请其来访；

 第六条 本办法自公布之日起执行，由国际合作与交流处负责解释。

 

附：1. 外事接待报告单

2. 外事接待活动申请表

 

 

附1：

外事接待报告单

 国际合作与交流处                       年    月    日  

来文单位		联系人
来宾单位		联系电话
内容：		主管校领导批示：
		外事主管校领导批示：
		校长意见：
抄报：党政办公室		主任：孙佳星
抄送：		承办人：

电话：                        传真：

 

 

 

 

附2：

外事接待活动申请表

 

院系：                                      填表时间：

来访日期					国别
来访单位 背景材料
来访人员名单及背景材料	姓名	性别	职务	相关材料
来访目的
来访日程安排					联系人
					电话
接待单位参加会见人员名单
拟邀请校领导

 

注：1.请附院系与来访者或来访者单位的合作情况；

2.如来访人员超过三人请另附名单。